Дейв Креншоу — спікер і тренер з лідерства для компаній зі списку Fortune 500. Він з'являвся в журналах Time, USA Today, FastCompany та BBC News. Його курси з LinkedIn Learning переглянули десятки мільйонів разів. Його п'ять книг було опубліковано восьми мовами, найпопулярніша з яких — «Міф про багатозадачність» — бестселер з тайм-менеджменту. Як автор, спікер та онлайн-викладач Дейв змінив життя та кар'єру сотень тисяч людей по всьому світу.
Просто уявіть, що ви зробили всю свою роботу та у вас є додаткові 40 годин. Як би ви їх витратили?
Погляньмо, як ви можете отримати ці додаткові 40 годин на місяць.
Першу групу можна назвати майстрами концентрації, і в них ніколи не буває проблем із тайм-менеджментом чи організацією. Вони завжди приходять вчасно, їхня робота майже завжди ідеальна та організована.
Друга група — кочівники. Це люди, які прагнуть бути організованими, проте виявляють, що не завжди можуть досягти цього в особистому та робочому житті через якісь обставини.
Третя група – майстри хаосу. Це неорганізовані люди, які мають вічні проблеми з тайм-менеджментом. Це не означає, що вони не успішні, просто вони навчилися досягати успіху, попри схильності створювати хаос навколо себе.
“Статистично 1-2% моєї аудиторії належить до першої групи та є майстрами концентрації. До другої групи зазвичай належить близько 50% аудиторії -кочівники, а до третьої — 30%, майстри хаосу. Моя робота полягає в тому, щоб допомогти вам навчитися керувати своїм часом, попри природної схильності до хаосу"
"Чому я знаю, як це зробити? Тому що я сам майстер хаосу. Я від природи неорганізований і створюю безлад, куди б не пішов. Зараз ви можете бачити ідеальний порядок у моєму кабінеті, але раніше вам знадобилася б лопата, щоб розчистити собі шлях від мого столу до дверей.
Крім того, я мав кар'єрний хаос, я стрибав з посади на посаду. Я намагався бути рок-зіркою, торговим представником, учителем середньої школи. І хаос навколо мене продовжувався доти, доки я не почув лише два слова: "Я вагітна". І тоді я зрозумів, що мені треба перестати бути майстром хаосу.
Я пішов до лікаря. Хто-небудь коли-небудь говорив з вами про СДУГ? Це гіперактивність, чи гіперактивний дефіцит. Синдром дефіциту уваги з гіперактивністю, якщо дослівно. Але сьогодні мова не про СДУГ, а про брак уваги, проте я хочу, щоб ви зрозуміли, що це стосується мене особисто. Мені 47 років, і з нестачею уваги я мав справу все своє життя”
Ми живемо в інформаційному світі та зараз довкола нас дуже багато речей, які намагаються привернути нашу увагу. І коли це вдається, ми втрачаємо багато часу, це збільшує стрес і змушує нас робити помилки.
Одна компанія досліджувала тисячі працівників розумової праці в США, і вони виявили наступне:
Середній працівник офісу втрачає до 28% свого дня через дві речі: перерви та час відновлення після цих перерв.
І ці 28%, за їхньою оцінкою, коштували американській економіці трильйон доларів США.
Але це занадто велика кількість, подумаймо над найближчими речами. Скільки коштує година вашої роботи? І скільки годин на тиждень ви працюєте? Якщо ви візьмете ці два числа і помножите їх на 28%, то отримаєте суму, яку втрачаєте.
Наприклад, вартість вашої робочої години $50/год, працюєте ви 50 годин на тиждень. Таким чином, сума ваших втрат складе $700/тиждень.
Оскільки більшість з вас професіонали в галузі управління персоналом, то ви несете відповідальність за нарахування заробітної плати, чи не так? Це означає, що близько 1/4 вашої заробітної плати витрачається марно. Ви нічого не одержуєте від цього. Пам'ятаєте питання, яке було поставлено на самому початку: якби у вас було 40 додаткових годин на місяць, щоб ви зробили з часом? Звідки взялося це число? Прямо звідси, із 1/4. По суті, ви втрачаєте один робочий тиждень на місяць.
"Я перефразував американського письменника та гумориста Марка Твена. У нього є приказка про те, що є брехня, нахабна брехня та статистика. Я ж кажу так:
Є брехня, нахабна брехня та багатозадачність. Багатозадачність гірша за брехню, бо це брехня, якою живуть кожен день"
Отже, що таке багатозадачність? Уявімо, що ви сидите за своїм комп'ютером і пишете email. Раптом на ваш мобільний телефон надходить термінове повідомлення. Ви перемикаєте свою увагу та робите дзвінок. Після цього вам потрібно знову повернутися до вашого листа. Для цього потрібно перечитати те, що ви написали, а потім знову почати писати. Таким чином, коротке відволікання на телефонну розмову коштувало вам набагато більше часу.
Щоразу, коли ви перемикаєтеся з одного завдання на інше, час, необхідний на виконання завдань збільшується. Друга цінність, яку ви втрачаєте, перемикаючись з одного завдання на інше – якісність.
Щоразу, коли ви бачите, як розумні люди роблять дурні помилки, це частіше є ознакою перемикання завдань, ніж некомпетентності. Але що ви отримуєте замість цього? Стрес.
Коли ви перемикаєтесь між завданнями, рівень стресу зростає. Коли ви намагаєтеся зробити багато справ одночасно, це дуже напружує.
Отже, ми говорили про спробу виконати кілька завдань одночасно, які вимагають нашої уваги. Але є так звані зворотні або фонові завдання, які виконуються у фоновому режимі та не потребують вашої уваги. Якщо ви біжите біговою доріжкою і дивіться телешоу, це зворотні завдання і це може бути ефективно.
Зараз поговоримо про те, як зменшити кількість різних речей, про які вам доводиться турбуватися протягом дня. Ви не можете повністю позбавитися перемикань між завданнями, але можете значно знизити їх кількість.
Отже, серед ваших щоденних завдань та обов'язків є кілька найцінніших. Що з речей, які ви робите, коштує найдорожче за годину? І скільки часу ви витрачаєте на їхнє виконання? Визначте для себе два найцінніші заняття. Зазвичай це стосується роботи з іншими людьми чи з фінансами. Це означає, що як менеджер чи директор з персоналу, ви допомагаєте іншим людям робити свою роботу краще. Ви тренуєтеся, розвиваєтесь, будуєте стосунки з людьми. Як правило, це найцінніші дії.
"На консультаціях, коли я питаю когось, скільки годин він витрачає на два найважливіші види діяльності, зазвичай виходить не дуже велике число. Зазвичай менше ніж 22%"
Як це можна змінити?
Один зі способів витрачати час саме на найцінніші справи — створити структуру тижня.
Обов'язково заплануйте свої найцінніші справи. Наприклад, вашою цінною справою є підготовка лідерів. Ви вибираєте для цього час з 11 до 15 у вівторок, середу та четвер. Плануйте всі свої зустрічі, пов'язані з цією справою у цей час наскільки це можливо.
"Пам'ятаєте фразу: час — це гроші? Вони подібні один до одного, і якщо ви витрачаєте свій час так само як гроші, то влазите в борги, а значить потім ви повинні будете погасити їх.
Як і гроші, ми не хочемо витрачати надто багато часу. Ми хочемо недовитратити наш час.
Більшість людей вважають, що тайм-менеджмент вчить тому, як вичавлювати максимум із кожної хвилини дня. Але насправді, що я хочу донести до вас, так це припинити робити так.
Намагайтеся залишити час між вашими справами.Це допоможе вам почуватися більш вільно та розслаблено.
Наприклад, я не призначаю зустрічей на 60 хвилин, я планую їх на 50 хвилин. Я не призначаю 30-хвилинні зустрічі, а призначаю 25-хвилинні. Таким чином, у мене завжди є буфер вільного часу”
Якщо у вас 8 годинний робочий день, не потрібно планувати всі 8 годин. Наприклад, зараз українці можуть планувати 40% свого дня, бо знають, що решта буде присвячена перервам та поверненню з них у зв'язку з обставинами, в яких зараз перебувають усі жителі України. Таким чином потрібно багато буфера.
Це контрінтуїтивно, чи не так? Це може здатися непродуктивним, але насправді ви будете продуктивніші, тому що залишили місце для розв'язання проблем. І якщо під час вашого буфера не виникне жодних надзвичайних ситуацій, у вас з'явиться додатковий час, який ви можете витратити на роботу.
Ідеться про те, щоб встановити реалістичні очікування і не боротися з часом, а здатися йому. Ви не можете перемогти час, тому дозвольте йому бути таким, який він є.
Наступна річ стосується всіх типів відволікаючих факторів, що утворюються протягом дня.
“Я хочу дати вам принцип, який допоможе зменшити стрес та підвищити вашу продуктивність. Я називаю його стратегією Оазису. Згадайте про оазис в пустелі. Ось повзе людина пустелею і єдине про що вона мріє, це вода. І ось вона бачить далеко оазис з такою довгоочікуваною водою і прохолодою. І тоді вона перезаряджається, у неї відкривається друге дихання, з'являється більше енергії”
Подумайте зараз з чим ви маєте справу і що висмоктує з вас енергію? Що змушує вас почуватися жахливо та заважає справлятися зі справами? Це ваша особиста пустеля.
Як ви почуваєтеся в цій пустелі? Оцініть це за шкалою від 0 до 10, де 0 це повне виснаження, а 10 - все чудово і ви почуваєтеся добре. Скільки енергії у вас залишилося зараз, у цей момент, після думок про пустелю? 0 - ви виснажені, 10 - ви сповнені сил. Якщо ви виявляєте, що знаходитесь десь у районі 5-6 балів та нижче, перервіться та зробіть щось веселе.Знайдіть свій оазис!
"Мій улюблений оазис – грати у відеоігри. Це не спрощує того, з чим нам доводиться мати справу. Це не спрощує події, що відбуваються у світі. Це просто інструмент, який ви можете використати, щоб зробити речі, з якими маєте справу, легшими. Щоб дати собі трохи більше енергії, щоб проштовхнутися через реалії того, що відбувається у вашому житті”
Одна з проблем, з якою стикаються люди, полягає в тому, що вони спілкуються один з одним за безліччю різних каналів. Це культура сьогодення. Якщо нам потрібно терміново отримати відповідь на своє запитання, ми пишемо листи, надсилаємо повідомлення в чат, телефонуємо. Ми повторюємо це знову і знову, і це створює ще більше перемикання між завданнями. Поговоріть зі своїми співробітниками про те, який час відповіді на email, повідомлення в WhatsApp, Slack тощо вважається допустимим для вашої команди. Наприклад, на email ви можете відповісти протягом дня або кількох днів, а на особисті повідомлення в чаті потрібно відповідати якнайшвидше.
Отже, підіб'ємо підсумки. Раніше ми дізналися про три ефекти, що виникають від перемикання між завданнями:
1. Кількість часу, необхідне на виконання завдань, збільшується
2. Якість роботи знижується
3. Рівень стресу зростає
Є ще четвертий ефект:
4. Ваші взаємини погіршуються. Це означає, що якщо в процес залучені люди та ви не приділяєте їм 100% своєї уваги, то повідомляєте, що вони не важливі. Ви повідомляєте їм, що вони менш важливі, ніж те, на що ви відволіклись в момент розмови. Наприклад, ви розмовляєте з колегою, і вам надходить повідомлення. Ви перериваєте розмову, щоб відповісти у чаті. Тим самим ви повідомляєте колезі, що він менш важливий. Тому завжди тримайте свій пріоритет на людях.
